Report Software für Wissensmanagement

Vergleich von Wikis, Wissensdatenbanken, Groupware und Suchmaschinen

Der Pumacy-Report „Software für Wissensmanagement“ beschreibt, welche Software für welches Unternehmen geeignet ist. Wikis, strukturierte Wissensdatenbanken, Groupware oder Enterprise Search haben unterschiedliche Einsatzfelder und Schwerpunkte. Der Report vergleicht unter anderem Kosten, Schulungsaufwände, Einführungsressourcen, Anpassungsfähigkeit und untersucht nach den 6 Wissensmanagement-Kriterien Wissen erfassen, aufbewahren, anwenden, bewerten, entwickeln und verteilen. Er gibt Systembeispiele und enthält viele weiterführende Informationen und Links. Neben einem Überblick über verschiedene Software-Lösungen beschreibt die Studie, was bei der Auswahl einer Software beachtet werden sollte und welche Entscheidungskriterien hilfreich sind.

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Management-Zusammenfassung

Quasi jede Organisation betreibt Wissensmanagement: Einige strategisch, andere nur intuitiv. Der Report „Software für Wissensmanagement“ liefert Hilfestellung und Orientierung und erläutert, für welchen Einsatz welche Werkzeuge geeignet sind. In der Studie „Wissensmanagement- Trends 2014-2023“ ist das breite Spektrum an Wissensmanagement-Praktiken aufgeführt und erläutert. Neben technikintensiven Werkzeugen werden zahlreiche organisations- und personenorientierte Praktiken gelistet.

Die Wahl des richtigen Softwarewerkzeugs

So wie Wissensmanagement-Konzepte manchmal dynamisch, manchmal strategisch in Organisationen Einzug halten, so verhält es sich auch mit Softwarewerkzeugen: Einige Organisationen planen und entscheiden analytisch mit langfristig-strategischem Fokus, der Großteil aber setzt situativ oder gar willkürlich auf in kurzer Zeit erreichbare Ergebnisse. Heute wird vielerorts der Schaden ursprünglich pragmatisch erscheinenden Softwareentscheidungen bzw. unterlassener Restriktionen offensichtlich: Unkontrolliert dezentral gewachsene Softwareanwendungen lassen sich nicht zusammenführen, Berechtigungskonzepte fehlen, Suchen liefern nur Ergebnisse aus einem Bruchteil der Wissensbestände, Automatisierungs- und Datenbereinigungsmechanismen sind nicht nachrüstbar und erfordern aufwändige manuelle Anpassungsarbeiten. Heute fällt der Einstieg ins Wissensmanagement dank klarer ausgeprägter Softwarekategorien und reiferer Applikationen deutlich leichter.

Mit diesem Report erfolgt eine Ergänzung zur oben angegebenen Studie mit dem Fokus „Softwarewerkzeuge für Wissensmanagement“. Die aus der Studie abgeleiteten technikintensivsten Praktiken können in diesem Report in vier Cluster zusammengefasst werden: Enterprise Wikis, strukturierte Wissensdatenbanken, Groupware/ Collaboration Management und Enterprise Search.

IT als notwendiges Werkzeug für Wissensmanager

Die Analyse der Praktiken zeigt, dass Wissen kaum noch ohne Informationstechnologie im organisatorischen Kreislauf gehalten werden kann. IT ist als ein notwendiges Werkzeug zu verstehen und ohne Werkzeug ist der Wissensmanager bestenfalls ein Visionär. Wissensmanagementsysteme dürfen nicht als zusätzliche Software verstanden werden, sondern als ein integrierter Bestandteil eines Werkzeugkastens, um den Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Auch wenn die Praktiken sehr softwareaffin geworden sind, bleibt doch der Mensch und Mitarbeiter im Fokus. Die Anwendbarkeit ist deswegen oberstes Gebot. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) werden die Potentiale eines strategischen, auf den Wettbewerbsvorteil Wissen ausgerichteten Wissensmanagements oftmals nicht ausgeschöpft. Hohe Investitionen, Zeitaufwände und organisatorische Kosten können Gründe dafür sein.

Als ein weiterer wesentlicher Hinderungsgrund wurden fehlende Kenntnisse zu den am Markt verfügbaren Systemen und der zu berücksichtigenden Auswahlkriterien identifiziert.

Anforderungen an Wissensmanagementsoftware

Mittels der Tabellen in diesem Report können Anforderungen strukturiert erhoben und Vor- Entscheidungen für eine bestimmte Software-Systemkategorie begründet werden. Will beispielsweise ein mittelständisches Unternehmen vor allem sein Qualitätsmanagement mit modernem Wissensmanagement verbinden, Wissen erfassen, aufbewahren und entwickeln, empfiehlt die Tabelle eine strukturierte Datenbank. Die Investitionen sind überschaubar, Prozesse können in der Regel einfach definiert und Rollen verteilt werden. Auch einige Social Network Features wie Blogs oder Profile sind meist möglich.

Will dagegen ein DAX-Unternehmen seine zahlreichen Wissensgebiete analysieren und visualisieren, Wissen bewerten und verteilen, lohnt sich die Anschaffung einer Enterprise Search-Lösung. Diese Suchmaschinen sind nicht dafür konzipiert, Wissen zu dokumentieren, sondern vorhandenes zu verteilen und möglichst vielen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Gut visualisierte Datenabfragen unterstützen Marketing wie auch Innovationsmanagement. Keines der anderen Systeme wird die großen und sehr heterogenen Informationsmengen, heutzutage mit dem Stichwort „Big Data“ umschrieben, besser beherrschen, aber voraussichtlich wird es auch teurer als andere Lösungen sein: Mit 50.0000€ bis 150.0000€ sollte man rechnen.

Im Kontrast dazu steht die Anschaffung eines Enterprise Wikis, welches dank Open Source auch sehr günstig zu haben ist. Allerdings kann sich ein Wiki nur in wenigen Kategorien mit einer Suchmaschine wirklich messen. Wer wenig Geld ausgeben kann, ein übersichtliches technikaffines Team ausstatten und insbesondere Wissen erfassen und aufbewahren will, sollte sich verschiedene Wikis im Vergleich betrachten. Dabei hilft auch die Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“ weiter.

Die Sternstunde der Enterprise Wikis ist allerdings vorbei, denn viele können mit den Anforderungen an soziale Interaktion, die von Social Media-Plattformen bekannt sind, nicht mithalten. Falls beispielsweise eine Kultur aus „liken“, „tweeten“, „plussen“, „pinnen“ und „posten“ im Vordergrund der Zusammenarbeit steht, helfen Collaboration Management-Systeme, diese zu unterstützen. Diese Systeme sind sehr vielseitig und schneiden bei Wissen erfassen, aufbewahren, aber auch anwenden und verteilen sehr gut ab.

Unabhängig von der Wahl eines Werkzeuges ist zu beachten, dass jeder Anwendungsfall einzigartig ist und eine langfristige Bindung gut durchdacht sein sollte. In diesem Report sind in diversen Tabellen weitere Vorteile der jeweiligen Systeme gegenübergestellt und unterstützen die Entscheidung für eine wichtige Wahl.

So können wir Ihnen helfen

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