Veröffentlicht am: 07.07.2015

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Wissen managen – wieso, weshalb, warum?

Der Nutzen

Vernetzte Menschen mit SprechblasenWie hoch wäre der Nutzen für Ihr Unternehmen, wenn das relevante Wissen ausscheidender Mitarbeiter nicht verloren ginge? Wie viel Geld (und Nerven) würden Sie sich sparen, wenn Fehler nicht mehrfach gemacht würden, weil Erfahrungswissen weitergegeben wird? Der Blick auf die typischen Szenarien zeigt, was den Nutzen eines systematischen Wissensmanagements ausmacht. Wissen und Wissensmanagement (WM) bieten immer dann einen Nutzen, wenn Veränderungen umzusetzen sind, wenn neue Mitarbeiter, neue Aufgaben oder Technologien neue Arbeitsweisen oder mögliche Störungen unplanmäßige Anpassungen erfordern. Das führt dazu, dass manche Wissensmanagement Lösungen im Tagesgeschäft, andere nur temporär genutzt werden.

Das Ziel

Wissensmanagement gibt es schon »immer«. Und wir alle machen es. Vielleicht wäre es richtiger zu sagen, die einen machen es bewusst und systematisch, andere eher spontan und punktuell. Dabei haben alle Vorgehensweisen ihre Berechtigung. Die Frage ist eher, wie mache ich es effizient, als mache ich es überhaupt.  In der bekannten arbeitsteiligen Welt sind Aufgaben, Strukturen und Abläufe oft eng miteinander verbunden. Ziel ist es, alle zur Lösung einer Aufgabe relevanten Ressourcen, Daten und Informationen (zum Beispiel Stückliste, Zeichnung, Montage– oder Arbeitspläne) dem Prozess und Mitarbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.

Der Weg

Modell für das WissensmanagementDafür müssen nicht nur aufgabenbezogene Informationen (»statisches Wissen«) zur Lösung sich wiederholender, fest definierter Aufgaben zur Verfügung stehen. Auch das Wissen, wie mit den Informationen umzugehen ist, wird zur Lösung von flexiblen Aufgabenstellungen benötigt. Dieses Wissen, welche Daten wie und wann im Prozess relevant waren oder sind, geht durch die Trennung der Daten von der bisherigen Arbeitsweise oft verloren. So stellte zum Beispiel der Service-Mitarbeiter eines Werkzeugbauers fest, dass er zwar Zugriff auf alle Zeichnungen hat, aber nicht feststellen kann, welche Zeichnungsdaten in der Fertigung vor 3 Jahren tatsächlich zur Herstellung von einem Werkzeug tatsächlich genutzt wurden.

Oft fallen solche Prozess- und Wissenslücken über Jahre nicht auf, weil die Mitarbeiter die fehlenden Zusammenhänge zwischen einzelnen Informationen mit Ihrem Erfahrungswissen wieder herstellen und so die Stabilität der Prozesse sicherstellen. Dagegen können solche Störungen, wie zum Beispiel das Entstehen von Prozess- und Wissenslücken durch eine systematische Suche nach solchen Veränderungen vermieden werden.

Ein solches systematisches Vorgehen setzt das Bewusstsein voraus, dass die immer schneller werdenden technologischen, wirtschaftlichen, sozialen und demografischen Veränderungen im Umfeld des Unternehmens, auch zu Veränderungen innerhalb der Organisation, zu neuem Wissen und zu neuen Anforderungen an den Umgang mit dem Wissen führen. Um diese Komplexität zu beherrschen, bietet das Wissensmanagement den Unternehmen und Organisationen Methoden und Werkzeuge die ihnen erlauben verfügbares Wissen systematisch zu suchen und zu bewahren und neues Wissen zu erfassen und zu bewerten.

Die Werkzeuge und Methoden

Personen sitzen im Büro und besprechen sichSystematisch heißt nicht, dass dieses Vorgehen in jedem Unternehmen gleichartig umgesetzt werden muss oder dogmatisch an bestimmte Prozesse und Regeln gebunden ist. Im Gegenteil, die Wahl der »richtigen« Methoden und die Anpassung an typische, für das Unternehmen relevante Ereignisse führen zu einem tatsächlich messbaren und spürbaren Nutzen, während eine rein formale Umsetzung oft zu Widerständen und Ablehnung des Wissensmanagements führt.

So legte zum Beispiel der Wissenstransfer in einem Unternehmen offen, dass nur noch ein einziger Mitarbeiter über die Zeit verblieben war, der ausgewählte Leistungen begutachten und zertifizieren konnte und durfte. Nicht nur, dass das Unternehmen erkannte, dass sich ein Wissens- und vor allem Handlungsmonopol gebildet hatte. Das Unternehmen konnte rechtzeitig reagieren und das Wissen wieder in der Breite aufbauen. Die schematische Anwendung der gleichen Methode, ohne hinreichende Abstimmung mit den anderen Prozessen, führte in einem anderen Unternehmen dazu, dass sie als Mehrbelastung und Zusatzaufwand wahrgenommen und abgelehnt wurde.

Viele dieser Methoden und Werkzeuge sind von ihrem Ursprung her Werkzeuge, wie sie auch bisher zum Beispiel zur Identifikation und Lösung von Fehlern und Störungen in der klassischen Aufbau- und Ablauforganisation genutzt wurden (und auch noch genutzt werden).

Der Ausblick

Die Wissensmanagement-Methoden und Werkzeuge entwickeln sich rasant. Das, was vor Jahren die Ausnahme im Umgang mit Daten und Informationen war, kann mit dem Wissensmanagement heute Standard werden. So ist es zum Beispiel möglich, Daten und Informationen nach der Relevanz zur Lösung einer Aufgabe und nicht mehr allein nach der Zugehörigkeit zu einer Struktur oder einem Prozess zu bewerten und zu nutzen. Das heißt, dass zum Beispiel in die Planung eines Projektes neben den bekannten Kennzahlen und Terminen zusätzliche Daten und Informationen einbezogen werden können, die zum Beispiel aus der Erfahrung mit genau diesem Kunden oder diesen, für das Projekt vorgesehenen Technologien resultieren. So gewinnt das bislang oft ungeliebte Dokumentieren von Projekterfahrungen (Projekt-Debriefing) oder (Software-) Entwicklungsständen eine neue Qualität. Zu sehen, dass und wie diese Informationen tatsächlich Nutzen stiften, motiviert oft stärker als eine entsprechende Arbeitsanweisung. Eine besondere Rolle spielen dabei die heute in vielfältiger Form verwendeten Wissensdatenbanken. Diese erlauben das Wissen, die Daten und die Kontextinformationen strukturiert zu erfassen, zu speichern, wiederzufinden und wiederzuverwenden.

Das Fazit

Für den Einstieg in das Wissensmanagement helfen die folgenden Punkte:[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_accordion][vc_accordion_tab title=“1. Identifikation des individuellen Bedarfs „][vc_column_text]Welchen Nutzen wollen wir aus dem Wissensmanagement ziehen und welche Bedarfe lassen sich dementsprechend ableiten? Welche betrieblichen Abläufe können allein durch eine andere Verwendung verfügbarer Daten (z.B. ERP, PPS, CAx) und Informationen (z.B. Dokumentationen, Absprachen) stabiler gestaltet werden? Welche Informationen sind notwendig, um bislang punktuell genutztes Wissen durch angepasste oder neue Abläufe systematisch zu nutzen?[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=“2. Identifikation des relevanten Wissens“][vc_column_text]Nicht nur »statisches Wissen« bzw. aufgabenbezogene Informationen, sondern auch Anwenderwissen ist dabei zu berücksichtigen.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=“3. Systematische Suche nach Wissenslücken“][vc_column_text]Systematisch ist immer im Unternehmenskontext zu verstehen. Je nach Bedarf und gewünschtem Nutzen, muss die Wahl der Methoden und Werkzeuge für jede Organisation individuell getroffen werden.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=“4. Evaluation bestehender Methoden aus Wissensmanagementperspektive „][vc_column_text]Wie oben bereits gesagt: Wissensmanagement gibt es schon »immer«. Daher lohnt es sich zu überprüfen, welche Methoden, aber auch welche verfügbaren Wissens-, Daten- und Informationsbestände für ein systematisches Wissensmanagement eingesetzt werden können.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][/vc_accordion][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

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